Итак, Вам пришла претензия о нарушении исключительных (авторских) прав с требованием о прекращении нарушений и/или взыскании возмещения. Прежде всего необходимо определиться правомерны ли требования, изложенные в претензии и было ли правонарушение в действительности. Данное обстоятельство связано с тем, что в некоторых случая использование произведения возможно и без согласия правообладателя,а именно:

1) цитирование в оригинале и в переводе в научных, исследовательских, полемических, критических и информационных целях из правомерно обнародованных произведений в объеме, оправданном целью цитирования, включая воспроизведение отрывков из газетных и журнальных статей в форме обзоров печати;

2) использование правомерно обнародованных произведений и отрывков из них в качестве иллюстраций в изданиях, в радио- и телепередачах, звуко- и видеозаписях учебного характера в объеме, оправданном поставленной целью;

3) воспроизведение в газетах, передача в эфир или сообщение по кабелю для всеобщего сведения правомерно опубликованных в газетах или журналах статей по текущим экономическим, политическим, социальным и религиозным вопросам или переданных в эфир произведений такого же характера в случаях, когда такие воспроизведение, передача в эфир или сообщение по кабелю не были специально запрещены автором;

4) воспроизведение в газетах, передача в эфир или сообщение по кабелю для всеобщего сведения публично произнесенных политических речей, обращений, докладов и других аналогичных произведений в объеме, оправданном информационной целью. При этом за автором сохраняется право на опубликование таких произведений в сборниках;

5) воспроизведение или сообщение для всеобщего сведения в обзорах текущих событий средствами фотографии, путем передачи в эфир или сообщения для всеобщего сведения по кабелю произведений, которые становятся увиденными или услышанными в ходе таких событий, в объеме, оправданном информационной целью. При этом за автором сохраняется право на опубликование таких произведений в сборниках;

6) воспроизведение правомерно обнародованных произведений без извлечения прибыли рельефно-точечным шрифтом или другими специальными способами для слепых, кроме произведений, специально созданных для таких способов воспроизведения. 

Если же Ваш случай правонарушения не подпадает под вышеуказанные способы использования и у Вас нет каких-либо документов, подтверждающих наличие разрешения на использование произведения, то правонарушения действительно имеет место быть.

Что необходимо сделать в первую очередь?

Безусловно в первую очередь до выяснения всех обстоятельств необходимо прекратить дальнейшее нарушения авторских прав, данное обстоятельство очень часто является "отягчающим", если спор все таки доходит до суда. Сторона Истца выигрывает на том, что Ответчик даже после получения претензии продолжил нарушать права и правонарушение носит длящийся характер.

Далее не надо делать ошибку и вступать в разговоры и переговоры со стороной, приславшей претензию. Все Ваше общение может быть зафиксировано и в случае обращения в суд может сыграть не на руку Вам. Если Вы не осведомлены в вопросах авторского права, то лучше обратиться за консультацией к специалисту, который досконально разберет Вашу ситуацию, составит ответ на претензию или в случаях безоговорочных нарушений (да, к сожалению такое тоже случается), выступит от Вашего имени по вопросу максимального снижения правовых последствий.

Поверьте, своевременное обращение к специалисту на досудебной стадии значительно экономит Ваши финансовые и временные потери.